2018-tól a NAV ellenőrzési tevékenységében, az ellenőrzött adózó és a revízió közötti kapcsolattartás módja tekintetében új időszámítás kezdődött – írja Nemes-Somogyi Krisztina osztályvezető, az adóhivatal Ellenőrzési Főosztályának munkatársa. 2. rész.

Az elektronikus kapcsolattartás módja

Az ellenőrzési szakterület tevékenységének sajátosságai okán a kapcsolattartás az adóigazgatási eljárásokat tekintve kétirányú. Előbbiekből adódóan egyrészt biztosítottá vált az ellenőrzés során keletkező iratok elektronikus továbbításának lehetősége, másrészt az adózók részére is kialakításra kerültek a revízió felé továbbítandó dokumentumok elektronikus küldésének eszközei.

A NAV az ellenőrzési eljárásokban megvalósítandó elektronikus kommunikáció informatikai kereteinek meghatározása során a kialakítandó informatikai rendszerrel szemben egyértelmű elvárásokat fogalmazott meg:

1. A rendszernek biztosítania kell, hogy az ellenőrzési eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumokat a NAV elektronikus úton küldje az ellenőrzött adózó részére, illetve az adózó által a revízió részére küldött iratokat a NAV elektronikus úton tudja fogadni.
2. Az adatforgalom kivétel nélkül az adózó és a NAV tárhelye, informatikai rendszere között történjen.
3. Az adózók számára ne jelentsen plusz fejlesztési beruházást az elektronikus adatküldés.
4. Az ellenőrzésben részt vevő adóellenőrök számára lehetőség szerint egyetlen informatikai rendszeren keresztül legyen biztosított az adatok elérése, illetve küldése.

Fenti célkitűzéseket figyelembe véve, valamint szem előtt tartva azt a szempontot, hogy az adózókkal történő elektronikus kommunikáció egy már kialakított, általuk is megszokott csatornán keresztül történhessen, az elektronikus dokumentum adózók általi küldésére, illetve fogadására az alábbiak szerint van lehetőség.

Dokumentumok adózók általi küldése

Az ellenőrzött adózó által küldeni kívánt elektronikus iratok fogadásának biztosítására a NAV egy új, ellenőrzés specifikus ÁNYK nyomtatványt alakított ki Adatlap elektronikus ügyintézéshez ellenőrzési eljárás során, röviden ELLUGY néven. A nyomtatvány mindenki által könnyen, mindössze néhány, az ügy azonosítása szempontjából alapvető adat rögzítésével kitölthető. Az ellenőrzött adózónak vagy képviselőjének az ellenőrzés ügyszámát, a vizsgált adózó adóazonosító számát, illetve nevét kell rögzítenie, vala mint ki kell választania, hogy milyen irattípust kíván küldeni az eljáró revízió részére. Az elektronikusan küldhető iratok tekintetében nincs megkötés, az adózó valamennyi, korábban postai vagy személyes úton, illetve fax útján küldött beadványa, így többek között meghatalmazás, nyilatkozat, iratpótlás, észrevétel vagy bármilyen egyéb irat elektronikus úton teljesíthető.

Fontos információ, hogy a jogorvoslatra vonatkozó beadványokat nem ELLUGY nyomtatványon, hanem e-Papír útján kell beküldenie az adózónak.

A nyomtatványon jelölni szükséges továbbá, hogy a beadványhoz tartozik-e melléklet, melyet közvet lenül az ELLUGY nyomtatványhoz történő csatolással küldhet meg az adózó a revízió felé. A mellékletként beküldhető fájl formátum tekintetében az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 1. sz. melléklete tartalmaz előírásokat, mely alapján valamennyi gyakori fájl típus továbbítható a NAV részére. A nyomtatványhoz csatolható melléklet méretkorlátja jelenleg 50 Mbyte, mely azonban a folyamatban lévő fejlesztés eredményeként a közeljövőben jelentős mértékben kerül majd megnövelésre, biztosítva ezáltal akár egy jelentősebb adózói iratanyag továbbításának lehetőségét.

A melléklet egyértelmű azonosítása érdekében a feltöltés egyetlen korlátja, hogy egy alkalommal kizárólag egy darab állomány csatolható, amely azonban lehet több dokumentumot tartalmazó összecsomagolt állomány (zip file) is.

A nyomtatvány az ellenőrzési ügy azonosítására szolgáló főlap mellett, természetesen tartalmaz egy szabad szöveges blokkot is, melyen az adózó megfogalmazhatja beadványa lényegi elemeit. Az ELLUGY nyomtatvány feltöltésekor az eBEV a befogadott nyomtatvány iktatószámáról minden esetben értesíti az adózót vagy képviselőjét.

Az ELLUGY nyomtatvány kapcsán további fontos információ, hogy jelenleg a nyomtatványt az adózó, a törvényes képviselők, az adózó/ügyfél nevében a NAV előtt állandó meghatalmazott, megbízott, illetve egyéb – jogszabályon alapuló – képviselő nyújthatja be, akinek:

• teljes körű, valamennyi elektronikusan intézhető adóügyre, vagy ennek hiányában
• valamennyi adóügyi bevallás, adatszolgáltatás és elektronikusan teljesíthető bejelentés, beadvány, kérelem, vagy ennek hiányában
• az egyéb, környezetvédelmi termékdíjhoz nem kapcsolódó bejelentésekre, beadványokra, kérelmekre

rendszeresített elektronikus űrlapok benyújtására vonatkozó jogosultsága az erre a célra szolgáló EGYKE adatlapon bejelentésre került, vagy korábbi bejelentése alapján képviseleti jogosultsága a fentiek valamelyikének megfelel.

Az ellenőrzés során eseti meghatalmazással eljáró meghatalmazott – az ez irányú informatikai fejlesztés befejezéséig – e-Papír útján tarthat elektronikusan kapcsolatot a revízióval. Szintén e-Papír útján küldhet be dokumentumot (pl. nyilatkozat) az az adózó, aki az eljárás során harmadik félként (pl. szerződéses partner) kerül bevonásba az eljárásba.

Dokumentumok NAV általi küldése

A NAV által az ellenőrzött adózó részére küldött dokumentumok tekintetében először is tisztázni szükséges, hogy 2018. január 1-jétől milyen típusú iratok helyezhetőek ki az adózók tárhelyére. Az eddigiekben megszokott megbízólevél és tájékoztató levél mellett valamennyi, az eljáró revízió által korábban postai vagy személyes úton továbbított ellenőrzési iratot, így például nyilatkozattételre történő felhívást, idézést, végzést, jegyzőkönyvet, határozatot és valamennyi egyéb hatósági iratot elektronikus úton az adózó tárhelyére szükséges helyezni, amennyiben az adózó elektronikus ügyintézésre kötelezett vagy azt önként választotta Az elektronikus iratküldés nem csak az adózók mindennapjait könnyíti meg, hiszen az adminisztrációval járó terhek jelentős csökkenése mellett, az elektronikus formában küldött és tárolt dokumentumok a NAV szakrendszereiben könnyen és gyorsan elérhetőek, visszakereshetőek lesznek.

Az adótitok védelme érdekében a NAV az elektronikus iratküldés teljes folyamata során, azaz az iratok generálásától egészen a tárhelyre történő helyezésig, folyamatosan ellenőrzi, hogy fennállnak-e az elektronikus kézbesítés lehetőségének személyi és tárgyi feltételei, azaz a küldeni kívánt irat a megfelelő képviseleti joggal bíró személy részére kerül-e megküldésre, illetve a címzett rendelkezik-e aktív Cégkapuval vagy KÜNY tárhellyel (korábbi Ügyfélkapu). Amennyiben az elektronikus iratküldés feltételei a folyamat során megszűnnek, a NAV informatikai rendszere hibaüzenet útján tájékoztatja erről az eljáró ügyintézőt vagy a kiadmányozással megbízott vezetőt.

Az elektronikus iratküldésnek NAV oldalán jelentkező alapvető feltétele, hogy az iratot kiadmányozó személy rendelkezzen elektronikus aláírással. Az elektronikus aláírással rendelkező NAV alkalmazottak aktuális listája a NAV honlapján közzétételre kerül, így az adózó annak hitelességét bármikor visszaellenőrizheti.

Az elektronikus kapcsolattartás első tapasztalatai

Bár messzemenő következtetések alapjául szolgáló tapasztalatokról az elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jei bevezetése óta még korai beszámolni, de az eltelt két és fél hónap eredményei – dacára az indulás nehézségeinek – mégis előremutató, a jövőre nézve pozitív eredményeket hoztak az ellenőrzött adózó és a NAV kapcsolatában.

Az elektronikus kapcsolattartásnak köszönhetően a NAV ellenőrzési szakterületén megvalósulhat a korábbi években még elképzelhetetlen, személyes vagy postai kapcsolattartás nélküli ellenőrzés. Annak ellenére, hogy az adózók többsége még csak ismerkedik az elektronikus ügyintézés jogszabályi kereteivel, illetve az azokból adódó lehetőségek, illetve kötelezettségek gyakorlati megvalósításával, már az első tíz hét alatt több száz olyan, jellemzően jogkövetési vizsgálat került lezárásra, ahol az adózó, illetve a revízió kizárólag elektronikus úton tartotta a kapcsolatot.

Az eltelt időszak alatt az adózók részéről folyamatosan növekvő számban érkeznek az ELLUGY nyomtatványok útján küldött beadványok, ami azt mutatja, hogy egyrészt az eljáró revíziók folyamatos tájékozató munkájának, másrészt a NAV honlapján megjelenő tájékoztató információknak köszönhetően az adózók, illetve képviselőik egyre szélesebb körben ismerik és alkalmazzák az elektronikus ügyintézés eszközeit. Ezt bizonyítja az is, hogy míg 2018 januárjában alig 800 db, 2018 február közepéig már több mint 2500 db, 2018 március közepéig pedig már több mint 8000 db ELLUGY nyomtatvány érkezett a NAV-hoz.

ELLUGY tapasztalat

A tapasztalatok azt mutatják, hogy az együttműködő adózók többsége még aznap vagy az azt követő egy-két napon belül megnyitja a NAV elektronikus küldeményeit és rövid időn belül elektronikus úton megküldi a kért bizonylatokat, nyilatkozatot, melynek eredményeként az ellenőrzések a korábbiaknál sokkal gyorsabban kerültek lezárásra. A jogkövetési vizsgálatok esetében a gyakorlatban ez azt jelentette, hogy az ügyintézési határidő a felére csökkent a korábbiakhoz képest.

Az adózói visszajelzések alapján kedvező fogadtatásban részesült az elektronikus ügyintézés a tekintetben is, hogy az adózók, illetve meghatalmazottjaik gyorsan és hatékonyan tudtak együttműködni a revízióval. Számos, könyvviteli szolgáltatást is nyújtó képviselő külön kiemelve érté kelte a teljes elektronikus ügyintézés lehetőségét, különös tekintettel a bevallás benyújtási határidőkkel terhelt időszakokra.

Egy új jogintézmény bevezetése a legtöbb esetben számos nehézséggel jár, mely alól nyilvánvalóan az elektronikus ügyintézés sem képez kivételt. Az elektronikus kapcsolattartás tekintetében a nehézségek azonban hatványozottan jelentkeztek, hiszen az eljárásban részt vevő feleknek a jogi szabályozás mellett, az informatikai keretrendszerrel is meg kellett ismerkedniük.

A tanulási folyamat várhatóan még soká ér véget. A tapasztalatok azt mutatják, hogy az állandó meghatalmazottként eljáró képviselők nem hallottak még az ELLUGY nyomtatványról annak ellenére, hogy megjelenéséről közlemény jelent meg a NAV honlapján, mely információt több szakmai hírportál is publikálta. Az adózók egy része bizalmatlanul áll az elektronikus kapcsolattartáshoz, számos esetben elzárkóznak attól annak ellenére, hogy a fentiekben hivatkozott jogszabályok szerint elektronikus ügyintézésre kötelezettek, melyre a revízió felhívja figyelmüket.

A kezdeti nehézségek további oka, hogy az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges informatikai fejlesztési feladatok egy időben jelentkeztek a teljes közigazgatásban, ami valamennyi szerv, így a NAV számára is komoly próbatételt jelentett. Bár a működéshez szükséges alapfunkciók biztosítottak, azonban számos olyan fejlesztés van még folyamatban, mely nagymértékben könnyíti majd meg az elektronikus ügyintézést az egyes felek oldalán.

Összegzés

Fontosnak tartom kiemelni, hogy a már működő informatikai alkalmazások, funkciók továbbfejlesztése – a felhasználói jelzések, javaslatok alapján – folyamatosan zajlik.

Az elektronikus ügyintézés kapcsán felmerülő jogszabályi és informatikai kérdések megnyugtató rendezése kiemelt feladat valamennyi, így az ellenőrzési szakterületen is. Az adózók, illetve képviselőik elektronikus kapcsolattartásra történő terelésében, a kapcsolattartásra biztosított eszközök megismertetésében a továbbiakban is kiemelt jelentősége, illetve szerepe van az adózókkal közvetlenül kapcsolatot tartó revíziónak, hiszen a személyesen vagy telefon útján történő tájékoztatás, illetve figyelemfelhívás a NAV hivatalos közlemé nyei vel együtt tudja eredményesen és hatékonyan elérni, megszólítani az adózókat. A kezdeti nehézségek áthidalása és gyakorlati kezelése azonban mind az adózók, mind pedig a NAV munkatársai részéről is sok türelmet igényelnek.

Az Eüsztv. írásom elején részletezett rendelkezései következtében a NAV oldalán már elvégzett és még befejezés előtt álló informatikai fejlesztéseknek köszönhetően bátran kijelenthetjük, hogy 2018-tól a NAV ellenőrzési tevékenységében, az ellenőrzött adózó és a revízió közötti kapcsolattartás módja tekintetében új időszámítás kezdődött. Az ellenőrzési eljárás során mind az adózó, mind pedig a NAV oldalán keletkező tetemes beadvány, illetve irat elektronikus csatornára való terelésével ugyanakkor nem csak egy korszerűbb kapcsolattartási mód valósult meg, hanem lehetőség nyílt egy gyorsabb, hatékonyabb, az ellenőrzött adózó mindennapi gazdasági tevékenységére kisebb mértékben ható ellenőrzés lefolytatására.

Forrás: kamaraonline.hu